社内コミュニケーションツールの活用

打ち合わせ中の風景

前回は、社内コミュニケーションツールとして、ChatWorkをご紹介いたしました。
今回は、実際にどのように活用できるのか?されているか?をご紹介させていただきます。

コミュニケーション活性化でのチャットワークの活用

チャットワークは、LINEのようなメールに代わるとされるコミュニケーションツールです。
個人では最近だとメールよりLINEという方も多いのではないでしょうか?
チャットワークは、このLINEのようなコミュニケーションツールをより会社でも使いやすくしたサービスとなっています。

  • 迷惑メッセージが届かない。
  • 過去のログの検索が簡単。
  • メールより簡単にコミュニケーションが取れる。
  • 転送できるファイル容量が大きい。
  • スマホ対応
  • グループチャットで簡単情報共有。
  • ビデオ通話/音声通話
  • 安心のセキュリティ
  • 無料で始められる。

といった特徴があります。

詳しくはこちらに書かせていただいていますので、ご参照ください。

社内・社外のコミュニケーション活性化の事例

〜 「社内コミュニケーション」・「お客様とのコミュニケーション」
メールからチャットワークに一本化し、メール・電話から脱却 〜

大量の迷惑メールで重要なメールを見逃してしまうことはないでしょうか?
メールは不特定多数とやり取りすることが前提のため、どうしてもメール数が多くなると重要なメールを見逃しがちになってしまいます。
チャットワークを活用することで、相手とのコミュニケーションの無駄を無くし、よりスピーディな対応も可能となってきます。

◆ 社内とのコミュニケーション

用途に応じてグループチャットを作成することで、より効率的な情報共有ができ、社内のコミュニケーションも活性化します。

  • 1つの用件に対して会話するように返事をするため、応答スピードがとても速くなった
  • 外出中でもアプリで確認ができ、隙間時間を有効活用できるようになった
  • 社内のコミュニケーションが活性化した

◆ 社外とのコミュニケーション

お客様ごとに1つのグループチャットを作成し、業務連絡などを行うことでよりスムーズなコミュニケーションの確立ができます。

  • メールに不慣れなお客様でもカンタンに利用ができ、さらにメールに比べて気軽に聞けるため、お客様との距離が縮まった
  • チャットの会話量が増えスムーズなやりとりができるようになり、お客様満足度が向上した
  • 電話でのやり取りが減り、仕事の手を止めることが少なくなった

 

タスク管理としての活用事例

〜 他の人への依頼事項は、チャットワークのタスク管理にて一元化 〜

チームで取り組む仕事の場合など、各人の仕事の進捗管理はどのようにされてますか?
頻繁にミーティングを行い、報連相を行うと言ってもなかなか時間を取ることが難しいのが現状と思います。
さらに、最近ニュースでも頻繁に取り上げられている働き方改革でリモートワークなどを実現するとなると更にコミュニケーションを取ることが難しくなってきます。

チャットワークでは、チームのタスクを一元管理、共有することによって効果的な情報共有が実現できるようになっています。

  • タスク管理方法が人によらず全社で共通化され、タスクが見える化し、対応漏れが激減した。
  • 自分から他人へ依頼中のタスクも見れるため、タスク管理がしやすくなった。
  • 未完了のタスクに対して、「このタスクの状況は?」とすぐにチャットで確認ができるようになった。

ビデオ通話の活用事例

〜 ビデオ電話機能「Chatwork Live」を有効活用し、訪問回数を削減 〜

  • 画面を共有しながら会話ができるため、訪問時と変わらない対応が可能となり、顧客満足度の向上につながった。
  • 本当必要な場合にのみ訪問にすることで、これまでかかっていた出張コストを削減。
  • 移動時間を仕事時間に充てることができるようになった。
  • チャットをクラウド会議の場とすることで、会議自体を削減し業務効率化できるようになった。

チャットワークを使えば、インターネットがつながる環境があれば、いつでもどこでも会議を行うことができます。

まとめ

チャットワークと同様のサービスは各社より提供されています。
個人でご利用になられている方も多いLINEもビジネス版を提供するなど、現在注目されているサービスでもあります。
次回は、各社のチャットワービスの比較などをご紹介させていただきたいと思っています。

参考記事

脱メールのススメ(1)(マイナビニュース)

チャットワーク | ビジネスが加速するクラウド会議室

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