kintoneで総務の業務改善

日常業務のスピードを向上させる仕組み

業務の"見える化"と"属人化の排除"を実現する All in One の業務効率アップシステム

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各種申請(ワークフロー)

リアルタイムで全社共有!集計も自動計算!

  • 申請や問合せの進捗管理ができる環境に!

    交通費申請、備品購入、休暇管理・・・これらの問い合わせ対応を電話やメールでやり取りしていると、進捗状況が分からなくなりがちです。また、問い合わせ内容を誰とも共有せず個人で対応している場合、特定の担当者に負荷が偏ってしまい漏れが発生してしまうことも。これら問い合わせの受付窓口をkintoneに1本化することで、進捗や件数や内容を可視化し、誰でも対応できる環境を構築できます。

  • 脱Excelで日常業務のスピードを向上!

    契約書、議事録、備品調達管理などの管理業務にExcelを利用していると、どれが最新版なのか分からなくなってしまったり、急にファイルが開かなくなってしまったりということがあります。特に契約書などの期限管理をExcelで行っていると、漏れが発生することも。kintoneを使ってメンバーに共有すれば、いつでも最新の情報や進捗状況がリアルタイムで確認できます。自動リマインド機能で更新漏れの防止も可能!

  • 進め方がわからない、を解消!

    総務部門が手がける業務には、新入社員の入社手続き、防災訓練の手順など、頻度はさほど発生しないものの、毎年更新するようなものが数多くあります。頻繁に発生しない業務だからこそ、その業務に必要なノウハウが共有されていないことが多く、属人化しがちです。ノウハウをkintone上に共有し、いつでも検索・閲覧できるようにすることで、個人に依存することなく作業を進めることができるようになります。

機能概要

社員名簿

社員番号、氏名、生年月日、住所、電話番号等を一元管理。その他にも資格情報や部署などの情報を登録しておくことで、単なる名簿+αとして活用ができます。カスタマイズで経過年数の計算・表示が可能に。

契約書管理

常に最新状態が見れて、Excelのように管理件数の増加によって処理が重くなる事態を避けることができます。また、自動リマインド機能を活用すれば、例えば「指定日の1ヶ月前に自動通知する」ということができるので、契約書など一定期限で更新が必要な情報管理が徹底でき、更新漏れを防ぐことができます。

総務年間業務

毎年行わなければならない業務を可能な限りデータベース化していき、総務部門内で共有していくことが、属人化を防ぐには有効です。誰でも進め方がわかるようにマニュアル化しておくことで、個人に依存しない体制を構築することができます。

各種申請(ワークフロー)

交通費申請や出張申請や総務への依頼などの申請承認プロセスをWeb上で実現。紙のやり取りが不要で自動集計されるため、これまで行っていた集計作業を削減することができ、紙利用の削減とフロアの書類保管スペースの確保を実現できます。また、進捗状況が一覧やグラフで可視化されることで処理漏れ防止に繋げられると共に、申請側は過去の申請履歴を元にして自身の申請漏れのチェックが可能になります。

kintoneは課題解決のアイディアを実現する場所
現場主導の改善を実現できます

kintoneには初めから何か機能が用意されているわけではありません。kintoneは、必要な機能を実現できる「場所」や「ツール」のようなものです。
現場で業務改善を進める中で、「これ以上できることはない」「こうやりたいけれどできない」という理由で改善活動が中断されてしまったことはないでしょうか?アイディアはあるけれど実現できない。このような理由で業務改善が止まってしまうのはもったいないです。kintoneを使うことで、業務改善のアイディアを実現できる部分がこれまで以上に必ず広がります。

kintoneは自分でアプリ(機能)を作れる手軽さがある一方、簡単とはいえ使いこなすためには多少時間がかかります。そこで、初期導入は本プランを使ってkintone利用のベースとなる機能を用意し、運用後の業務改善活動を弊社&貴社担当者で進めていくという形を提案させていただきます。弊社がアドバイスしながら、貴社が少しずつ使い方を理解しながら現場の声を実現するためのアプリを作っていく。現場の声を少しずつkintoneで実現していくことで業務改善が進み、さらに現場から改善のアイディアが出てくる。そんな姿が実現できれば、改善の文化が貴社に根付くことになり、ひいては働き方改革の実現に繋がることになると思っております。

kintoneロゴ

初回無料で2時間のコンサルティングを行っています
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「パックに掲載されている機能とは少し違った要件は実現できる?」「実際の動きを見てみたい」「kintoneについてもっと詳しく知りたい」など、ご不明な点や気になる点をお気軽にご質問・ご相談ください。

また、本パックは、「kintone定額型開発」でも実現できるプランです。
※kintone標準機能で実現できない部分についてもオプションでカスタマイズ対応しています。詳細は下記ボタンからご確認ください。

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