ITを活用した業務改善を通して福島県の中小企業を活性化したい

事業の組み合わせ

こんにちは、kikuです。私は、現状把握・現状分析・課題整理など業務に関わる改善施策の検討から、システム企画構想・要件定義・設計・開発・テスト・運用まで幅広く、特にITを活用した効率化に関連する業務に携わるとともに、会社ブログを通して情報発信を行っています。今回はいつもと趣向を変えて、弊社のことについて投稿をしたいと思います。

弊社エーアイティ研究所は福島県本宮市のIT関連会社で、「業務改善・システム開発・導入支援」と「ホームページ制作」の2つの事業を柱として、助成金活用研修を組み合わせたサービスを提供しています。福島県の中通り地方(福島市、本宮市、郡山市、須賀川市、白河市など)を中心に、福島県内全域及び福島県外も営業範囲としています。立地が福島県ということもありますので、メインとしては福島県内の中小企業を元気にしたい、という想いで仕事に取り組んでいます。

さて、「ITを活用した業務効率化・業務改善」というのが弊社のキーワードでもあります。「ITを活用した」という点が「システム開発・導入支援」と「ホームページ制作」に繋がっています。

ITを活用した業務開発・システム開発・導入支援

東京などの首都圏と異なり、福島県に大企業は多くありません。大企業の関連会社や工場などは福島市や郡山市や白河市などにいくつかありますが、福島県を本社とした大企業は数える程度で、ほとんどは中小企業と小規模企業者です。弊社のターゲットはもちろん中小企業と小規模企業者です。

中小企業の場合、大企業のようにシステムや各種ITサービスを駆使して業務を回しているというところは、そう多くない印象があります。

  • 今までのやり方でどうにかなっている。改善の必要性は感じていない。
  • 人や時間が足りない。業務効率化や業務改善に手が回らない。
  • ITに詳しい人材がいない。
  • メイン業務ではないITに対しては知識が不足しているためメリットが見えず、ITに対して投資を慎重にならざるを得ない。

働き方改革という言葉を良く聞くようになっています。仕事の生産性をあげよう、残業を削減しよう。働き方改革に取り組んでいる中小企業はありますが、やろうと思ってすぐに実現できるものでもありません。

「ノー残業デーを決めて定時に帰ろう」

これを急に行うようにしたところで失敗するのは目に見えています。業務量や仕事のやり方が変わらないのであれば、早く帰ってできなかった分を他の日で埋め合わせすることになり、結果何も変わっていません。そもそもとして、どうすれば業務が減らせるか、もっと時間を短縮して業務を終わらせるにはどうすればよいかを先に考えて実践し、運用が定着した後に「ノー残業デー」を行うようにしなければ、形だけの「ノー残業デー」になります。

私は、日々の小さな業務改善の積み重ね結果が生産性の向上につながり、結果的に働き方改革になっている、ということだと思います。「システム開発・導入支援」としてホームページでは載せていますが、弊社ではシステム導入の前の、現状業務の把握、現状の分析(業務の見える化)、課題の把握・分析、対応案の検討、新業務プロセスの検討、新業務ルールの検討、といった改善するための施策の検討も業務改善の一環としてサポートをしています。この部分の検討があり、システム等を入れずにやり方を工夫して変えることでまず改善を進め、それでも改善出来ない部分に対しての解決の1手段として「IT(システム)を活用する」ということが出てくるかと思います。システムを入れれば即問題解決とは考えていませんので、弊社は「なぜシステムが必要なのか?」をまず確認させていただいています。

そして、中小企業こそITを導入・活用することで業務改善や業務効率化が加速すると信じています。システムは所有から利用へ変化を遂げています。大企業で利用するようなサービスを中小企業でも低コストで利用することが可能になっている時代です。そして世の中には様々なサービスがあります。社内の業務改善としてはクラウドサービス:kintoneを活用したシステム導入を推していますが、それ以外のサービスも合わせてご提案をさせていただいています。中小企業に多い紙書類でのやりとり、Excelでのやり取りによる業務の非効率な部分は、kintoneをうまく組み合わせることで改善に繋げられると思いますし、導入後に運用にあわせた変更が容易な点もkintoneの魅力の1つです。福島県の中小企業に合うシステムの導入、そのための検討・サポートをさせていただいています。

ITを活用したホームページ制作

どのように営業して集客するかは、人が足りない多くの福島の中小企業にとって共通する課題です。その解決の1つがホームページからの集客をすることですが、ホームページというと作ったらおしまい、とりあえずあればよい、という感覚で取り組んでいらっしゃる中小企業が多く見られる印象があります。

  • 他の会社も持っているからとりあえずは持っている
  • きれいなデザインのホームページができたから、あとは勝手に問い合わせが来るだろう
  • ホームページの更新に力は入れていない(時間が取れない)
  • ホームページが無いけれど特に今は問題ない

ホームページは作ってからの日々の更新が重要です。人が足りない・時間が裂けない中小企業だからこそ本気で取り組んでもらいたい。そのためのノウハウとツールを弊社で提供しています。MaxPressという専門的な知識不要でページの更新が出来るツールを取り扱っていますので、ITに詳しくなくてもWebでの情報発信が出来るようになります。Web経由の問い合わせで仕事が成り立つぐらいに活用していただきたいと思っています。毎月開催しているセミナーでお伝えしている部分でもありますが、「ホームページは本業か?副業か?」このどちらで捉えているかによって結果や行動にも繋がってきますので、更に詳細はセミナーに是非ご参加してお聞きいただきたいと思っています。

助成金活用研修

システムもホームページも同様で、導入した時点が関係者の意気込みのピークでは意味がありません。導入してからが本当のスタートになります。システムもホームページも、あくまでツールにすぎませんので、そのツールをどう活用していくかが、各中小企業のIT導入成功・失敗に大きく繋がります。導入後にITツールを活用していけるように、制作と合わせて助成金を活用した研修を行っています。「活用して振り返り改善する」という繰り返しが出来るようにするための研修を実施することで、中小企業の社員のスキルアップに貢献しています。助成金の活用には条件がありますが、高いハードルではないため活用できる中小企業は多いです。

まとめ

現状把握 + 課題認識 + ツール導入(システム・ホームページ) + 試作実施 + 振り返り の繰り返し

それを実現するためのサービスを提供し、福島県の中小企業の活性化にお役に立てればと思います。

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