「働き方改革」とクラウドサービス

終業時間の時計

ここ数年、よく耳にする「働き方改革」や「テレワーク」「ワークスタイル変革」といった単語。
特に「働き方改革」は現在の世の中の流れの一つとして、大きな注目を集めています。
何回かに分けて、そのような世の中の流れの中で、今後訪れてくる新しい働き方、様々なワークスタイルをサポートしてくれるツールをご紹介させていただきます。

「働き方改革」とは?

政府の掲げる「働き方改革」

世の中から『非正規』という言葉を一掃していく。そして、長時間労働を自慢する社会を変えていく。 かつての『モーレツ社員』、そういう考え方自体が否定される。そういう日本にしていきたいと考えている次第であります。 人々が人生を豊かに生きていく。同時に企業の生産性も上がっていく。日本がその中で輝いていく。 日本で暮らすことが素晴らしい、そう思ってもらえるような、働く人々の考え方を中心にした『働き方改革』をしっかりと進めていきたいと思います。」  (平成28年9月2日『<a href=”http://www.kantei.go.jp/jp/97_abe/actions/201609/02kunji.html”>働き方改革実現推進室看板掛け及び訓示</a>』より引用)

慣習化してしまった長時間労働が原因による様々な弊害。
「長時間労働の是正」「同一労働同一賃金の実現」「最低賃金の引上げ」「高齢者への就労機会の提供」などを通して働き方を変革し、豊かな人生を実現しようというのがこれからの世の中の大きな流れとなっていくことは確実でしょう。

新しい「働き方」に対応していくために

とはいえ、特に中小企業では人数も限られており、売上を維持するために実現は難しいと思われている方も多いのが正直なところかと思います。
定時に帰ると言っても、業務量が減るわけではないですよね。
この新しい「働き方」の流れに対応していくためには、日頃から生産性を向上し、業務を効率化していく取り組みを進めていくことが必要になってきます。
しかし、この取り組みのは当然コストと時間がかかってきます。

クラウドサービスによる業務効率化

現在のもう一つの大きな流れとして各システムのクラウド化が挙げられます。
業務効率化はちょっとした業務改善の積み重ねだと私は考えています。
業務効率化をするためのシステムを導入となるとひと昔前では数百万のコストと多額の保守費がかかっていました。
現在では、様々なシステムがクラウド化されており、中小企業でも負担の少ない低コストでの導入が可能になっています。
また、クラウド化されることにより、外出先や自宅でも会社と同様にそのシステムを活用することが可能です。
「働き方改革」には、クラウドサービスの導入によるIT化の促進が必須事項とも言えると思います。

低コスト・短期間で導入できるクラウドサービス

中小企業が取り入れやすい「クラウドサービス(クラウドコンピューティング)」について説明してみます。
クラウドサービスとは、インターネット上のネットワークを介してアプリケーションを利用できる仕組みのことで、インターネットに接続できる環境であればすぐに導入できます。
クラウドサービスには、以下のようなメリットとデメリットがあります。

<メリット>
  • 自社でサーバーや情報処理ソフトウェアを保有する必要がなく、初期投資を抑えられる。
  • 自社でサーバーや情報処理ソフトウェアを保有する必要がなく、初期投資を抑えられる。
  • 短期間で導入できる。
  • 常に最新のサービスを利用できる。
  • メンテナンスするが必要ない。
  • サービスの利用範囲を必要に応じて変更できる。  シ
  • ステム開発のための人員を配置する必要がない。
  • パソコンがあれば出張先や自宅からも利用できる。
<デメリット>
  • インターネット環境に不具合が生じると業務が滞る。
  • インターネット環境に不具合が生じると業務が滞る。
  • セキュリティ対策のレベルはサービス運営会社に委ねられている。
  • 自由にカスタマイズしにくい。

デメリットは確かにありますが、資金や人員に限りのある中小企業にとって、コスト面や業務効率化の観点から考えるとクラウドサービスは魅力的なツールと言えると思います。

クラウドサービスに適した業務

現在は様々な会社から様々なクラウドサービスが提供されています。
それぞれにできることや向き不向きもあるため、自社のどの業務に活用すべきかよく検討する必要があります。
各社が提供しているクラウドサービスの主要な対応業務を下記に記載します。

  • スケジュール管理
  • ワークフロー
  • 文書管理
  • 顧客管理
  • 会計管理
  • 販売管理
  • 在庫管理
  • 生産管理
  • 人事管理
  • 給与管理

導入に置ける注意点

各社が提供しているクラウドサービス。提供会社のWebサイトをみてみると成功事例が満載です。
ここでご注意いただきたいのが、先に記載した「デメリット」です。
「デメリット」の中で、クラウドサービスは「自由にカスタマイズしにくい」と書きました。これは、今の会社の業務フローに合わせてカスタマイズすることは難しいということになります。(逆にクラウドサービスの中でも柔軟にカスタマイズできるものもあります)
状況によっては、これまでの業務フローを多少変更しなければならないことがあります。しかし、一からシステムを構築する場合には大きな時間と手間をかけることになりますので、このデメリットはそれに比べると小さなものとなると思います。
クラウドサービスはほとんどのサービスが月額での提供となっていますので、例えばまずは事務担当者から導入して、段階的に全社へ展開していくなどと言ったことも可能です。
今後の世の中の流れ「働き方改革」のために活用を検討してみてはいかがでしょうか?

まとめ

システム化による業務効率化は大企業だからできるという時代ではもうありません。
クラウドサービスの普及拡大により、中小企業の方がより最新のシステムを導入しやすくなってきています。
ぜひ、改めて自社の業務を見つめ直し、クラウドサービスによって効率化ができる業務を見つけ、「働き方改革」へ繋げていってみてください。

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