会議室予約管理システムをkintoneアプリで作成した例

カレンダーイメージ

kintoneは案件管理や顧客管理などのシステムをアプリとして作成することができますが、会議室の予約管理システムも作成することが可能です。紙やExcelで会議室管理を行っていて管理が煩雑という課題をお持ちの場合、予約管理のサービスを探すのも1つの方法ですが、kintoneを活用している・利用を考えているような場合はkintoneでも実現することも考えてみてはいかがでしょうか。他の業務アプリと合わせて予約管理アプリも作ることで、kintoneを更に活用していくことができます。

会議室予約を管理するシステムを作る場合、kintone標準機能のカレンダー形式表示を用いて実現することが可能ではありますが、プラグインを用いることで更に直感的な操作の実現や見易さの向上をすることができます。ここでは、「カレンダーPlus」というカレンダープラグインを使って、会議室予約管理のアプリを例として作成してみました。

kintone標準のカレンダー形式場合

まず、会議室予約管理のアプリを作成します。アプリの画面はこのようにシンプルな構成でまず作成してみます。

項目としては、タイトル、開始日時、終了日時、終日チェックボックス、会議室、という項目を用意しました。作成者、参加者、重要度、など必要な項目が考えられますが、ここでは除外しています。

会議室予約管理システム登録画面

これをkintone標準のカレンダー形式で表示すると、次のような表示となります。1日に多くの予約が入っている場合、全て表示されないので、カレンダー上は少し見づらい印象です。

会議室予約カレンダー月別(kintone標準)

カレンダープラグインを使った場合

これをカレンダーPlusプラグインを用いて表示すると、このようになります。

補足:無償のカレンダープラグインを利用した社内イベント管理アプリの例はこちら

会議室予約カレンダー(月別・プラグイン)

kintone標準のカレンダー形式とは異なり、1日に複数の予定が入っていても全て表示されています。また、見た目も見やすい印象があります。

開始日時・終了日時が表示される

kintone標準のカレンダー形式表示だと、開始時間のみ表示されて終了時間はカーソルを合わせないと分かりませんが、プラグインを利用して表示すると開始時間と終了時間が表示されて見やすくなります。また、Googleカレンダーのような表示のため直感的に分かりやすくなります。さらに、色を分けて表示することができるため、色付けに意味を持たせておけば視覚的に訴えることが可能です。この例では会議室毎に色分け表示をしていますが、その他には人毎、重要度毎、部署毎など、様々な用途で設定することが想定されます。管理しやすい色づけ設定をすることができます。

会議室予約カレンダー(月別・プラグイン)

カレンダー上で時間・日付の変更、予定の追加が可能

プラグインを利用することのメリットの1つが、カレンダー上で予約情報の変更ができる点です。ある会議をドラッグ&ドロップすることで別の日に移動することができますし、予約情報の端にカーソルを合わせて上下すれば時間の変更をすることも可能です。1つ1つ編集画面に入ってから変更しなくてもカレンダー上で日時の変更ができるのは、使いやすさの面でもとてもよいです。

カレンダー上の日付変更

勿論、予定をクリックすることで詳細画面、または編集画面を表示させられますので、通常通りの編集をすることも可能です。

また、予定が入っていない部分をクリックすると、新規登録のウィンドウが表示されます(予定を入れたい時間帯を選択後にクリックでも、同様の画面が出ます)。新規登録画面に映らなくてもカレンダー上で予定の登録ができるのも便利です。

カレンダー上の編集

月別・週別・日別の切り替え表示が可能

kintone標準のカレンダー形式表示だと月別表示のみですが、プラグインを使うことで月別表示・週別表示・日別表示と表示パターンの切り替えが可能です。月別では見づらい場合も、週別表示をすることで今週の会議室予約状況が人目で把握することができ、とても便利になる印象ですね。初期表示でどの表示をさせるのか指定が可能です。

会議室予約カレンダー(週別・プラグイン)

会議室予約カレンダー(日別・プラグイン)

会議室別の表示が可能

リソース別スケジュールオプションを利用すると、更に会議室予約管理システムとして使い勝手が良くなります。以下のようにまず週別表示をして、空いていそうな日時について日付のリンクをクリックすると、日別の表示に切り替わります。

プラグインでのカレンダー表示(オプション機能)

この例では会議室を横軸に、時間を縦軸に表示していますが、このような表示をすることで、どの時間帯でどの会議室が空いているのか人目でわかるようになります。会議室全体を横軸で見通せますので、会議をしたい時間帯でどの会議室が空いているか把握が容易になり、空きを探す手間も削減できるのではないかと思います。

まとめ

会議室予約システムのサービスは世の中に色々ありますが、このようにkintoneでもプラグインを活用することで実現することができます。カスタマイズでシステムの機能を更に追加するのも良いですね。

今回は会議室予約管理システムとして例を作ってみましたが、用途としては他にもシフト管理や備品レンタル管理、社内に留まらずに貸し会議室や貸し倉庫など、応用できる範囲は多くあるのではないかと思います。Excelの代わりとしてのみkintoneを使うのも利用用途の1つですが、このようにカレンダーを用いた活用方法もありますので、アイディアを広げてみるとさらに業務改善が進められると思います。

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