作業依頼管理を紙からkintone運用に変えて見える化したアプリ例

ノートのリスト

制作事例で作成した作業振り分け用アプリについて、少し具体的にご紹介します。

参考:kintoneで作業振り分けを効率化&タスクの見える化を実現した事例

アプリ構築の背景

作業割り振りイメージ

作業依頼は上記のような流れで「紙の作業管理ノート」を元にが動いていました。しかし、紙による管理であるため、色々な情報が見えにくいまま運用されていました。

  • 担当者毎に現在抱えている作業のボリュームが見えにくい
  • 作業の期限が追いにくい
  • 予実の確認ができない
  • 過去のデータが生かされない

そこで、この部分を改善をしていこうということでkintoneアプリ構築を行いました。

作業依頼アプリの完成イメージ

アーセス様で提供しているKANBAN(タスク管理プラグイン)を用いてアプリを構築しました。アプリのイメージは次の通りです。

kintone作業管理アプリ

今までのノートに比べると、だいぶすっきりと状況が見えるようになりました。

作業依頼アプリ作成の工夫した点

タスク管理プラグインを利用

kintone標準の一覧とグラフでも実現は可能だったのですが、

  • どのお客様の作業なのか
  • どんな作業なのか
  • 予定工数がどれぐらいなのか
  • 合計の作業数、予定工数はどれぐらいか

といったことをまとめて表示されていたほうが作業の振り分けがやりやすいため、既に利用されていたKANBANを用いて作業一覧の表示を実現しました。

KANBANでの合計金額の表示

KANBANでは上部に件数を、下部に数値フィールドの合計数を表示できるきのうがあるため、上部では抱えている作業件数を、下部では予定工数の合計を表示するようにしています。

合わせて、並び順を期限の降順としています。こうすることで、期限が近いが上から順に表示されるようになりますので、これまでの紙管理ではわかりづらかった部分も見やすくなり、コントローラーのフォローもやりやすくなりました。

リストの種類を作業担当者として定義

リストにはドロップダウンまたはラジオボタンのみ使用可能なため、当初は

「未割当→作業中→作業完了」

のような進捗を表す情報を使おうかと思っていました。しかし、先述の通り各担当者毎に抱えている作業状況を見せる必要があったため、リストには作業担当者の名前と表示するようにしました。

  • 未割当
  • Aさん
  • Bさん
  • Cさん

こうすることで作業担当者毎の情報がまとまって見えるようになりますし、未割当から作業担当者への割り振りもドラッグ&ドロップでできるようになりました。

KANBANのリスト表示

タイトルと詳細情報に必要な項目を表示

このアプリの登録画面はシンプルで次のようになっています。

作業依頼の登録画面

作業依頼用のアプリのため、お客様に関連する作業が大部分を占めますが、一部はお客様に関連のない作業も含まれているため、お客様のフィールドは必須にはしていません。

これをKANBANで表示しているのですが、タイトルと説明部分に少し工夫を入れています。

まず、タイトルの表示を「作業内容(お客様名)」と表示するようにしています。単純に作業内容だけ表示でもいいのですが、どのお客様の作業なのかもわかるようにするためです。

これはタイトル用フィールドを用意し、計算式として「作業内容 & “(” & お客様名 & “)”」を定義すればすぐに実現できました。お客様名が入力されないケースもあるため、実際はIF文を使用しています。

次に、説明部分には必要な情報を入れるようにカスタマイズをしています。説明用のフィールドに

  • 期限
  • 予定工数
  • 進捗
  • 備考

を文字列として連結して保存させることで、KANBAN上必要な情報を一緒に見せることができます。備考欄は文字が長くなりすぎるケースが考えられるため、文字列生成の際に長い場合は途中までの文字で切り取るようにしています。

完了時の表示情報を変更

作業終了日フィールドに日付を入れて保存すると作業完了扱いとしていますが、作業完了の場合は次のように終了日と実績工数を表示させるようにしています。

完了時に見せたい内容が異なるため、このようにカスタマイズすることで表示内容を変えています。

レコードの通知条件を利用した作業発生・作業終了時の自動通知

連絡を自動化するために、レコードの通知条件も合わせ定義しました。

kintoneのレコード通知条件

未割当で作成した際のコントローラーへの通知と、作業完了した際の依頼者・コントローラーへの通知の2点です。

未割当時については、コントローラー自身で作業依頼を登録するケースがあるため、その場合は通知をしないようにしています。

こうすることで、作業発生時・作業完了時の連絡を都度行う必要が無くなりました。

ただ、KANBAN上で作業を担当者に割り当てた際は通知を飛ばすことができないため、ここはレコードを開いてコメント機能で連絡するようにしています。

まとめ

作業依頼をkintoneで行う場合のアプリ例をご紹介しました。

このアプリは利用開始から2か月程度(記事投稿の2020年6月時点)ですが、これまでに比べてコントローラーの割り振り作業のやりやすさが大きく向上したと喜ばれています。また、全体的に作業担当者の抱えているタスクのボリュームも見えるようになりましたので、業務量も把握しやすくなりました。

ここでは紹介していませんが、グラフ表示やマスタで関連レコードとして作業一覧を表示させるなど、データを集計したり繋げて見せたりすることで、さらに気づきにつなげられると思います。

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