kintone表記ゆれ変換プラグインの使いどころ【利用想定例など】

ワークフローとテーブル

弊社で提供している表記ゆれ変換プラグインについて、実際の使いどころを活用事例を交えてご紹介します。顧客用のアプリやお客様の名前など、データ登録者によって発生する表記ゆれに対して本プラグインで解決する事ができます。

kintone表記ゆれ変換プラグインの開発・提供の背景

福島県本宮市に拠点を置く弊社では、kintoneの標準機能では実現できない処理を実現するカスタマイズ対応やプラグイン販売を行っています。また、社内でもkintoneを活用しているので、日々色々と「こうできないか?」といった要望が溜まってきています。

そんな中、kintoneに登録されたデータ(値)に対して次のような要望や課題が多いことが分かりました。

  • 社名を「重複を禁止する」設定にしているにも関わらず、同じお客様なのに泣き別れが発生して複数レコード登録されている。
  • お客様名の会社種別の記載がバラバラ(「㈱」「(株)」「株式会社」など) で統一されていない。
  • 住所の町名・番地が数字が半角数字、全角数字、漢数字とバラバラ。
  • 半角スペースと全角スペースが統一されないため、何か違和感がある。
  • ひらがな用フィールドなのにカタカナで入っている。
  • 自動全角⇔半角プラグインをフィールド単位に設定できないか。

どれも「表記ゆれ」に関する部分の課題でした。データがkintoneに蓄積されたとしても、この表記ゆれによってデータがあるのに見つからないということが発生したのでは、データ活用、業務改善のハードルになるのではないかと思いました。また、このような課題はkintoneユーザではあるあるなのではないか?そのようにも考えました。

そこで、入力された文字を事前定義されたルールに沿って変換してくれるプラグインを開発し提供する事としました。

kintone表記ゆれ変換プラグインの機能

プラグインの機能概要はこちらのページに掲載しています。このプラグインを使用することで、表記ゆれに対して対応できるようになります。

表記ゆれ変換プラグイン動作イメージ

プラグインの設定方法はこちらを参考にしてください。

表記ゆれ変換プラグインの使いどころ

数値フィールドに対する全角→半角変換

数値フィールドは半角数字のみ入力可能なフィールドなため、全角数字が入った状態で保存ボタンをクリックしてもエラーが表示されます。

全角数字を数値フィールドに入力した際のエラー

そこで、本プラグインで全角数字を半角数字に変換する設定します。すると、データ入力者が全角数字を入れても半角変換されますので、保存時にエラーが出なくなります。

全角→半角変換と合わせて、別ファイルから値をコピペした時のことを考慮してカンマ(, )を空文字に変換する設定を入れてもいいと思います。

住所欄への表記統一化

kintoneで顧客管理を行っている場合に必ず必要な情報として「住所」がありますが、次のような表記ゆれが発生する可能性があります。

  • 数字の半角 or 全角 or 漢数字
  • アルファベットの全角 or 半角
  • スペースの全角 or 半角
  • ハイフンに使用する文字の違い(-、ー、- 等)

特に町名・番地について上記のどれになっているかは、データによってバラバラになっているケースが多いです。

そこで本プラグインで統一されるように変換をすると、一覧表示した際にデータが見やすくなります。

顧客名・担当者名のへの表記統一化

住所と同じでよく発生するのが顧客名、担当者名の表記統一です。この場合は次のような表記ゆれが発生する可能性があります。

  • ㈱、(株)、(株)、株式会社 の表記違い
  • 株式会社と会社名の間にスペースを入れるのかの違い
  • 株式会社と会社名の間にスペースが全角 or 半角の違い
  • 数字、アルファベット、カタカナ、記号の全角 or 半角の違い
  • 姓と名の間のスペース有無、 全角 or 半角の違い

これらも本プラグインで変換情報を定義しておけば、ユーザが意識することなく統一化をすることができます。

なまえ(かな・カナ)の表記統一化

顧客名や担当者名用のフィールドの他に、検索用としてカナフィールドを用意しているケースもあるかと思います。そのような場合「顧客名かな」のようにひらがなで入力する用にフィールドを追加しても、人によっては間違ってカタカナで入力してしまうケースがたまにあります。

そのようなケースに対応するために、本プラグインでカタカナ→ひらがな変換の設定をしておけば、どちらかで統一させることができます。

電話番号・FAX番号のハイフン有無の統一

電話番号やFAX番号を管理している場合によくあるのが、ハイフンありにするのかハイフン無しにするのかです。番号自体に間違いが無ければデータとして問題はありませんが、表記が統一されているとさらにいいですよね。

そこで本プラグインでハイフンを空文字に変換設定することで、ハイフン無しとして統一化することができます。

※2020年3月現在、リンクフィールドの変換には対応していないため、文字列(1行)フィールドに番号を設定している場合のみ変換可能です。

その他記号や環境依存文字(機種依存文字)の変換

記号や機種依存文字を使用しないでほしいケースがあるかと思います。例えばkintoneに蓄積したデータをCSV出力して他システムにインポートするようなケースでは、機種依存文字が文字化けしてしまうためデータとして使えないものになってしまう可能性があります。

そのような場合、対象の文字を空文字に変換するような設定をすれば、フィールドに文字を入力後に自動的に一致した環境依存文字は消えるため、登録自体ができなくなります。

まとめ

表記ゆれ変換プラグインについて使いどころを数点ご紹介しました。

他にも活用事例はあると思いますので、是非活用してみてください。

機能制限がありますが無償版プラグインも提供しています。

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