kintoneで行うワークフロー管理と作り方「ワークフローの洗い出し」

フローチャートを書いている

ワークフローに触れるとき、ワークフローってどう作ればいいの?何が必要なの?
といった漠然とした疑問がスタートだったりしませんか?

ワークフローとは?という部分を掴んで、kintoneによるワークフロー作成に落とし込みましょう。

自社のワークフローの確認とワークフローの作成の参考になればと思います。

今回は「ワークフローの洗い出し編」です。

ワークフローとは

反復作業の流れのことです。

見積りの承認作業を例に見てみます。
会社によりけりだと思いますが、

(作成者)見積書作成

(作成者)確認依頼

(上長)承認

(作成者)提出

提出済み

といった流れが考えられます。

これが 仕事(ワーク)の流れ(フロー)です。

この「流れ」をどのように把握するか、ということがスタートになります。

ワークフローの分解の仕方

作業を一つに絞る→関係するプロセスを挙げる

各プロセスは、以下のポイントで人、内容を分解してみましょう。 

1、作業に関わる人(部署)
2、確認のタイミング
3,確認時の条件

承認作業に置き換えて考えてみます。

1,見積書承認に関係する人は?→見積書を作成する、客先に提出する(作成者)、確認、承認する(上長)
2,確認のタイミングは?→ 見積書作成時、客先提出時
3,条件→ 金額

といったように抽出できるかと思います。

ミドリの網掛け部分が今回例に挙げたワークフローです。

条件については、確認時の基準を挙げて、本当に必要な条件を取捨選択するようにします。

ワークフローが見えたら

現状のワークフローが見えるようになったでしょうか?
では、そのワークフローに無駄が無いか精査しましょう。

慣れ親しんだフローであれば、盲目になっていることもあるかもしれません。
発言力の大きな人の意見に流されないようにしたいところです。

「ワークフローの目的」を共有してから、各作業を精査しましょう。

ここで言う無駄は

・その作業がないと業務が進まないのか

ということです。

「業務の進行に関係はないがデータとしては必要」という業務があると思います。(情報の周知、報告など)
こういった業務進行に関係のないプロセスはここでは区別しましょう。

ワークフローを見える化するメリット

・状況の把握ができる
・社内での相互確認ができてタスク漏れを防げる
・作業の道筋が分かるので作業の合間に割く時間を減らせる
・ガバナンスの強化が見込める

出来ていなかったことができるようになる(タスク漏れ防止、状況把握など)もメリットですが、不正を起こしにくい環境にできるというメリットもあるという事です。

また、今回のような書類関係のフローであれば、書類管理のデータベースとしても機能させることができるかもしれません。

まとめ

ワークフローの見方をまとめました。
作業を中心に

・関係する人、事
・確認のタイミング
・確認時の条件
・業務の進行に関係のないプロセスの区別、省略

をポイントに見える化してみましょう。

次回はkintoneでワークフローの設定をしてみます。
今回挙げたワークフローを管理、実践するためにシステムを組んでみましょう。

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