ホームページとkintone連携のきっかけ

福島県中通りの本宮市で会計事務所を営むM社様では、紙申請の電子化にkintoneのワークフローを用いて活用しています。そんな中、ホームページからの問い合わせ内容をkintoneに登録できないかということで話がありました。話があった時期が新卒採用開始前のタイミングで、時期的に急激に増えるホームページからの問い合わせを今より簡単に管理したいというご要望でした。

これまで、ホームページからの問い合わせは次のような流れで行っていました。

1. ホームページから問い合わせがある
2. 採用担当者に問い合わせのメールが届く
3. 採用担当者は問い合わせを受け付けた旨のメールを応募者に返信する
4. 採用担当者はメールに届いた問い合わせ内容（氏名、メールアドレス等）を管理用のExcelに転記する

ホームページとkintone連携の対応

ホームページはWordPressで構築していたため、WordPressのkintone連携プラグインを用いて実現しました。問い合わせ内容が自動的にkintoneに登録されるようになることで、業務の流れは次のように変わりました。

1. ホームページから問い合わせがある
2. 採用担当者に問い合わせがあった旨のメールが届く
3. kintoneに問い合わせ内容が登録されている

応募者への返信についてはこれまで個別に行っていましたが、WordPress側で自動送信するようにあわせて対応しました。この対応により、管理用Excelの転記作業自体が無くなり、応募内容はすぐに閲覧できるようになりました。その後のアクションもこれまでに比べ早くすることもできました。

今後の展開

対応時点では問い合わせ内容のkintoneへの蓄積のみでしたが、採用選考管理としても今後活用していきたいとのことでした。アプリに採用状況を管理する項目を追加すればすぐに実現できますので、利用の幅が広がりそうです。グラフ表示機能と組み合わせて応募者の分布の確認や採用ステータス別の確認に利用していけそうです。

また、ホームページとkintone連携が出来ることから、他の用途での組み合わせにもアイディアが広がりそうです。