Excel VBAによる備品管理システムの構築(建設業A社様)

工具、車両等の備品の持出を管理するシステムの構築

システム構築前のお悩み

建設業を営むA社様では、工事現場へ移動する前に必要な備品(工具、車両、資材など)を自社からピックアップして持ち出しし、工事現場にて作業を行った後、持ち出した備品を返却するという業務を行っています。どの工事に何をいくつ持ち出したかについて、全て紙による管理をしていたため、在庫に関わる次のような課題を抱えていました。

  • 備品の在庫把握できない

    どの備品をいくつ持ち出すかを一覧にした「持出リスト」を紙で作成するということを行っていました。各工事現場へ持ち出した内容については把握できていましたが、持出後に社内在庫をその分減らすということまでは手が回らずに行えていませんでした。そのため、全体として各備品がどれだけあるのかを管理できていませんでした。

  • 工事毎の備品使用状況の集計に工数がかかる

    1つの工事現場に対して持出リストを複数枚作成するということを行っていたため、終的に何をいくら持ち出していたのかをまとめるためには持出リストを集計する必要がありました。

  • 運用の問題

    持出リストの作成が後回しになってしまい、管理者が気づかないうちに持出されていたということがたびたび発生していました。

  • 社外から確認、作成ができない

    持出リストは会社で紙管理をしていたため、出張中や工事現場にいる間は確認が取れませんでした。また、外出先からは持出リストを作成することができないため、一度会社に戻る必要がありました。

システム対応内容

社内と社外の在庫を適切に管理するためにシステムを構築しました。
・インターフェース:Excel
・データベース:クラウド

また、システム対応と合わせて、運用の見直し(業務プロセス、業務ルールの再定義)を合わせて行いました。

  • 持出リスト作成時のルール
  • 棚卸の定期的実施
  • 備品発注のタイミング