社内コミュニケーションツール導入のすすめ

打ち合わせ中の風景

社内の情報共有、どのようにしていますか?
メールを利用している会社も多いと思いますが、業務時間を大幅に割いてメールを処理している方も多いと思います。
より効率的にコミュニケーションを円滑にし、社内の情報共有を強化するチャットツールの利用が広まってきています。

チャットツール導入のすすめ

社内の伝達でメールを使うことも多いと思います。
以前は、外部で社内メールを利用するにも一苦労でしたが、現在はスマホの普及によって社外でのメールのやり取りも簡単にできるようにはなってきました。
一方でメールには様々なデメリットもあります。

メールでのコミュニケーションのデメリット

  • 大量の迷惑メールで重要なメールを見逃してしまう
  •  やり取りが時系列ではないため、内容の全体を把握するのが困難
  •  CCやBCCで宛先を指定する必要がある
  •  誤送信したメールを取り消せない

メールでは、様々な宣伝やメールマガジンなど重要度の低いメールが大量に送られてきているのが実情かと思います。その中でどうしても重要なメールを見逃してしまう、重要なメールを探し出し、確認するのに業務時間が取られてしまう、といったこともあります。
会社によっては、件名にルールを作って(【依頼】など件名でわかるようにする)といった工夫をしているところもありますが、それでも迷惑メールと見間違いをしたりといった見逃しが発生しがちです。
また、送られてきたメールに対して返信をしていけば、ある程度時系列はわかりますが、同じ内容について他の人とやり取りを更に行なった場合などは、やり取りの全体を把握することが難しくなってきます。
更にメールでは、宛先を指定する必要があるため、毎回同じメンバーに送るようなメールは宛先の指定が面倒、宛先の間違いなども発生しがちです。

メールに代わるコミュニケーションツール

私生活では、メールからLINEなどのサービスの利用が増えてきています。
個人的なやり取りではほとんどメールを使わない方もいらっしゃるでしょう。
LINEを仕事で利用することもできますが、仕事とプライベートのメッセージが混同して見逃しが発生したり、既読機能による返信に対するプレッシャー、機密情報の漏洩の可能性などといった問題があります。

それに対して、LINEなどと同様に簡単にメッセージのやり取りができ、かつ会社でも利用のできるセキュリティーと機能を持ったチャットサービスが各社から提供されています。
今回は、その中でも無料から利用することのできる、簡単に使い始めることのできる『チャットワーク』をご紹介いたします。

チャットワーク(ChatWork)

チャットワークの特徴として、下記のようなものがあります。

  • 迷惑メッセージが届かない
  • 過去のログの検索がカンタン
  • メールよりカンタン
  • 転送できるファイル容量が大きい
  • スマホ対応
  • グループチャットでカンタン情報共有
  • ビデオ電話・音声通話
  • 安心のセキュリティ
  • 無料で始められる

迷惑メッセージが届かない

メールとは違い、不特定多数の人とのやり取りではありません。承認した相手とのメッセージのやり取りになりますので、迷惑メールが届くこともありません。
また、メールでもう一つ問題となる、迷惑メール経由でのウイルス感染といった問題も発生しません。

過去ログの検索がカンタン

  • 全てのチャットログを検索することができる。
  • メッセージが時系列で表示されるため、過去のやり取りを容易にさかのぼることができる。
  • 添付ファイルの検索も可能。

メールよりカンタン

  • メールが苦手な方でも、ご高齢の方でも使える。
  • 送信したメッセージを編集、削除できる。

転送できるファイル容量が大きい

  • メールの場合は添付ファイルの容量を気にする必要があるが、chatworkでは容量を気にすることなく送信できる。

スマホ対応

  • どの端末でも最新の状態が見れる。
  • 社外からもメッセージの確認・送信をすることができる。

グループチャットでカンタン共有

  • グループを作成すれば、容易に複数人への情報共有ができる。(メールで言うメーリングリストのようなもの)

ビデオ電話/音声通話

  • ビデオ電話機能「Chatwork Live」を使用することで、訪問+紙印刷の時間・コストを削減できる。
  • 移動時間を仕事時間にすることができる。

安心のセキュリティ

  • 全ての送受信が暗号化されており、安全。

無料で始めることができる

  • これらの様々な機能を持つチャットツールが無料から始められる。
  • 無料版で少数でトライアルし、有料版で全社展開ということも可能

 

まとめ

今回は、カンタンにチャットサービスについてご紹介させていただきました。
チャットサービスを活用することは、社内の情報共有の円滑化はもちろん業務の効率化にも繋がるものとなります。
次回は、チャットサービスの活用事例などより詳しくご紹介させていただきます。

参考記事

脱メールのススメ(1)(マイナビニュース)

チャットワーク | ビジネスが加速するクラウド会議室

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