働き方改革に役立つ『ToDo』活用術

ToDoリストとパソコン

ToDoでチームワークを高める

「働き方改革」をキーワードに、効率的に仕事をしようという機運が高まっています。
今後は少子高齢化で人口が減少する一方の日本では、少しでも生産性を高めていかないと経営が成り立たない世の中が近づいています。
今回は個人では利用されている方の多い「ToDo」でチームワークを高め、業務改革にも役に立つ使い方を説明します。

メンバーを集めた進捗会議が不要に

ToDoの更なる活用に重要なのがチーム内でのタスクの「共有」です。
自分だけでなく、他のスタッフのタスクも確認できれば、仕事の進捗がわかります。
上司が部下のToDoを管理するのも重要ですが、同僚の仕事の進み方を見ることで相互フォローのコミュニケーションを確立して行くこともできます。
部署内での関係以外でも、仕事の流れで関連する人の進捗は常にチェックできたらどうでしょうか。「製品の設計が遅れそうだから、販促も遅らせよう」といった判断が、いちいち会議の場を設けたり、連絡をして確認をしなくてもできるようになります。
「人のToDoリストを見えるようにする」仕組みを作ってしますのです。
これには当たり前ですが、自分のToDoも人に後悔する必要があります。
自分のToDoを人に見せるというのは抵抗もあるかと思いますが、これにより相互の仕事の状況が見えるため、実際にはお互いにフォローができ、楽になるケースも多くあります。さらに、メンバーが忙しい中集まって進捗の報告をするような会議は一切不要になってくると思います。

ToDoを共有するサービスは数多くあります。その中で私たちエーアイティ研究所では『Trello』というサービスを利用しています。PCではWebブラウザ、スマホではアプリで利用可能。もちろん同じアカウントでログインすることで、同じリストを使うことができます。また、基本機能は無料で使えるので手軽に試すこともできます。

Trelloの操作画面
タスクを視覚的に管理できるかんばん形式のツール「Trello」

さらに、他のメンバーもこのサービスを使っていれば、招待することでToDoの共有も可能です。これによって、他の人が行っている作業の進捗状況が一目でわかり、わざわざメールなどで確認する必要もなくなります。
さらに、他のメンバーに依頼したい作業をタスクとして、他の人に割り当てることも可能です。今までの作業の状況も含めて作業の引き継ぎができますので、効率的にチーム内での作業割り振りができるようになります。

チームで使うには意識づけが大事

ToDoをうまく使いこなせない人に、必ず入力してチェックしてもらうためには、まず意識付けが大切です。最初のうちは「○○の作業は終わった? 必ずToDoに入れておいてね」とことあるごとに念押しをして確認を取りましょう。ToDoリストに入力するほうが実は面倒ではないということを理解してもらうのです。

まとめ

とはいえ、なかなか全てのToDoを共有することは難しいものです。まずは、重要なプロジェクトに関してのToDoをチーム内で共有していてはいかがでしょうか? 毎回毎回進捗をお互いに確認する作業は気まずいものですよね。そのようなことがなくなるだけでも価値のあるものだと思います。

参考:PC-Webzine「戸田覚が解説 働き方を変えるTODOの使い方!」

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