計算フィールドの自動計算が反映されない時の対処 標準機能で出来る事 【kintone】

はてなを照らす電球

計算フィールドの項目が自動更新されないことに困ったことはありませんか?

今回は計算フィールド、文字列一行(自動計算)が自動で反映されない際の一括更新をしてみます!

kintonの標準仕様では、後から追加された計算フィールド、文字列一行(自動計算)は自動更新されません。

今回はkintoneの標準仕様で出来る方法ですので、だれでも出来ます。

実際の操作画面のキャプチャを交えてお伝えしますので、見ながら実践してみましょう!

これができれば、フィールドの追加に引け目を感じることもなくなります!

今回の最終目標

全てのレコードで、後から追加した計算フィールドの値が反映された状態になることが今回のゴールです。

はじめに

下記画像のアプリを使用していきます。
項目は「レコード番号」「数値a」「数値b」を用意してあり、
値を入れてあります。

計算フィールドと文字列一行(自動計算)を追加します。
(計算フィールドは「数値a + 数値b」、文字列_自動計算は「計算が1000以上ならtrue,1000より小さければfalse」としています。)

以下画像の通り、
項目は追加されましたが、値は反映されません。

この「計算フィールド」と「文字列_自動計算フィールド」の値を更新していきます。

レコード更新の手順

更新用のフィールドを追加

アプリに更新用のフィールドを設置します。

CSVファイルの書き出し

(すべて)の一覧を表示してから

「ファイルに書き出す」でCSVファイルを出力します。

CSVファイルの編集

ダウンロードしたCSVファイルを更新用に編集します。
キーとなる項目と更新用の項目だけを残して他の列は削除して保存します。
※今回の「キーとなる項目」はレコード番号としています。
※更新用の項目の値は空で大丈夫です。

CSVファイルの読み込み

ファイルから読み込む を選択

・レコード番号に一括更新のキーのチェックを入れる
・更新しない項目はすべて 「指定しない」 にしておく

設定が出来たら読み込みます。

結果

以上の手順で計算内容が反映されました。
計算フィールド、文字列(自動計算)共に値が表示されています。

ちなみに

編集画面で更新

計算フィールドは編集画面で再度保存または、一覧編集での保存でも反映されます。

これをすべてのレコードでやるのか。。。と思うと気が遠くなりますね。
数百レコードとなってくると現実的ではありません。

キーだけのファイルの読み込み

更新用にレコード番号と更新用のフィールドだけのCSVファイルを用意しましたが、
更新用のフィールドを用意する理由は、
読み込み時にレコード番号だけのファイルだと、以下画像のようにアラートが表示されてボタンがグレーアウトして読み込みができないからです。

更新用のフィールド

更新用に不要なフィールドを追加としましたが、
既存のフィールドを利用しても更新はできます。

しかし、既存フィールドを利用する場合、誤って既存のデータを変更してしまう危険性があります。

その為、更新用にフィールドを追加するとしています。

まとめ

更新用フィールドの設置→CSV出力→CSVファイルを更新用に編集→CSV読み込み
以上の操作で計算フィールド、文字列(自動計算)の一括更新ができたと思います。

ポイント
・更新用に不要なフィールドを一つ用意しておく事

注意点
・CSVを「すべて」で書き出す
・取り込み時に一括更新のキーを設定する
・取り込み時に更新不要な項目は選択しない

ファイルの読み込みにはキーとなる項目とは別に空更新できるフィールドが必要です。

また、注意点で挙げた項目を忘れると
・更新されないレコードがあった
・更新されず、不要なレコードが追加されてしまった
・既存のレコードの値が書き換えられてしまった
といった事が起こり得るので、しっかり確認してから実行してください。

注意点はいくつかありますが、レコードを一つずつ更新するのに比べれば手間を減らせるはずです。

ちなみにですが、カスタマイズによる空更新ということも可能です。
カスタマイズで対応できれば、間違って不要なフィールドを更新してしまったり、不要なレコード追加をしてしまったりといったリスク無く更新を実行できます。
興味のある方はカスタマイズにも取り組んでみてください。

また、
弊社ではカスタマイズも含め、kintoneのご相談を受け付けています。
今回の事例に限らず、kintoneや業務改善についてお悩みがあればお気軽にご相談ください。

では、良いkintoneライフを!

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